Concepto y Tipología de los documentos
Un documento es todo objeto que ofrece información (soporte informativo). Los documentos tienen 2 tipos de características:
• Características Físicas: Se dividen en 2 características:
• En cuanto a soporte: Un objeto(soporte), signos utilizados, el tamaño, la forma de representación, accesibilidad y periodicidad.
• En cuanto a textualidad: Los documentos pueden ser:
. Textuales: Documentos impresos. Es un texto escrito con signos que debe interpretarse. Ej: Libros, prensa y medios de comunicación.
. No textuales: Los documentos no impresos; tales como los documentos visuales, audiovisuales, magnéticos, electrónicos...
• Características Intelectuales: Son características que tienen que ver con el mensaje informativo. Las características intelectuales son la finalidad, contenido, tema, tipo de autor, fuentes informativas, modo de difusión, accesibilidad y originalidad.
EJ: Informe sobre gasto en educación en España:
• Finalidad del documento=>¿Quién lo ha hecho?
• Contenido=> ¿Qué es lo que contiene?
• Tipo de autor y postura=> Si es un autor personal o colectivo.
• Fuentes=>Que fuentes han utilizado(estadísticas por ejemplo)
• Originalidad=> Si se ha hecho otro antes o no.
Se establecen tipologías documentales a partir de los grados de elaboración de la información. Se habla de 3 tipos:
• Documentos Primarios: Soportan información original, información de autoría. Ej: Noticia en un periódico.
• Documentos secundarios: Son documentos que se desarrollan a partir de los primarios, existen a partir de ellos y habitualmente contienen su descripción. EJ: Noticia que se publica en el Boletín de un Ministerio, Catálogo de una biblioteca.
• Documentos terciarios: Son documentos que se establecen a partir de los primarios y los secundarios y reúnen y elaboran las informaciones de forma que corresponden a necesidades de categorías determinadas de usuario. EJ: Dossier(documento a partir de un documento primario y un documento secundario).
Dentro de los documentos existentes están las Fuentes referenciales o Literatura Secundaria.Se llama secundaria porque es una literatura de título informativo. Son obras de consulta y de referencia que están destinadas a orientar y solucionar necesidades informativas y no a ser leídas y utilizadas en su totalidad. Son documentos de utilización frecuente que contienen datos de información concretas de orientación, actualización y definición de ideas. Pueden ser de 3 tipos:
• De tipo documental: Bibliografías, catálogos y los boletines de resúmenes y repertorios que remiten a documentos e informaciones analizadas y descritos.
. Bibliografías: Listas de descripciones de documentos.
. Catálogos: Listas de documentos en órdenes específicos.
.Boletines de resúmenes: Son descripciones condensadas y textuales de documentos originales.
• De tipo informativo: Enciclopedias, diccionarios, manuales, anuarios que son documentos informativos que remiten a informaciones sobre significados, ideas, datos y procesos.
. Diccionarios: Son fuentes terminológicas.
. Enciclopedias: Conjuntos descriptivos de informaciones temáticas.
. Anuarios: Documentos temáticos que suministran visiones cronológicas de conjunto.
. Manuales: Documentos de gestión que se utilizan como orientación y guía para realizar procesos y procedimientos.
• De tipo indicativo: Son documentos que remiten a informaciones prácticas de situación y localización. Están:
. Directorio: Son descripciones condensadas de direcciones de personas, organismos y servicios. Pueden ser de muchos tipos.
. Organigrama: Descripciones gráficas de estructuras organizativas.
¿Cuales son los documentos primarios de criterio para los funcionarios?. 2 TIPOS:
• Documentación jurídica: Es el instrumento de trabajo de las AAPP que está sometido al derecho administrativo que se supone que dentro de las AAPP la actualización de la legislación vigente.
• Documentación Administrativa: Son los documentos administrativos que produce la propia AAPP y que son los documentos que varían en sus datos y que exigen en algunos casos seguimiento durante periodos de tiempo determinados, y que en otros casos necesitan seguimiento continuo.
Las valoraciones de las fuentes de referencia son:
1º Finalidad: Objetivos que van a condicionar la estructura y el contenido.
2º Autoridad: Depende de la autoría.
3º Los contenidos seleccionados: Las informaciones se pueden incluir o excluir.
4º La actualización: Es importante y la inmediatez de las obras.
5º La perspectiva
6º La organización de los contenidos y la presentación de la información.
2) Conservación documental. Son las actividades que aseguran el resguardo temporal y el acceso continuó a los documentos en cualquier tipo de soporte.
Preservación documental. Conjunto de procedimientos y medidas destinados al resguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad física de los documentos independientemente de su soporte.
¡EN BUSCA DE LA INFORMACIÓN!
En el mundo en que vivimos la información es algo muy importante, luego debemos saber cómo encontrarla y manejarla. Debemos ser capaces de capaces de hacer varias cosas:
1. Conocer (saber cuáles son) y encontrar las fuentes de información adecuadas.
2. Buscar (con un plan), identificar (reconocerla al encontrarla) y seleccionar (utilizar sólo la que interesa) la información.
3. Analizar los datos (cómo son, qué dicen, ...), sintetizar (resumirlos, ...) los datos y comunicar los resultados a los demás.
Una vez que sabemos lo que buscamos, tenemos que averiguar dónde encontrarlo y qué partes de lo encontrado son las que realmente nos importan. Para hacerlo bien debemos practicarlo.
Un procedimiento es:
Al recoger la información:
* debemos hacer un plan sobre cómo lo haremos;
* buscaremos en varias fuentes de información mejor que en una;
* tendremos lo más claro posible que datos nos van interesando;
* intentaremos ser precisos al recoger los datos;
* y al final, debemos valorar si tenemos suficiente información (para realizar el trabajo, hacer la actividad, etc).
Al elaborar la información:
* organizaremos los datos;
* compararemos distintas fuentes;
* veremos cuáles datos son más importantes y cuáles menos;
* haremos los esquemas que nos puedan ayudar en la tarea.
Al comunicar la información:
* haremos un plan de cómo hacerlo según vayamos a expresado por escrito o de forma hablada;
* primero elaboramos un guión de lo que vamos a comunicar;
* luego cada idea de forma ordenada y clara;
* y cuidaremos la forma en que lo presentamos.
¿fuentes de información?: pueden ser de muchos tipos: personas (profesores, compañeros, ...); textos escritos (libros de texto, otras publicaciones, ...); mass-media (prensa, TV, radio, ...); etc.
Métodos de búsqueda
Buscador público de Facebook
La moda de las redes sociales ha generado una nueva hornada de buscadores específico para este sector. Facebook es una de las herramientas sociales más populares aunque en su buscador echamos en falta la capacidad de búsquedas de contenidos públicos y abiertos. Open Facebook Search es el buscador que viene a soslayar estas dificultades, localiza contenidos de carácter abierto y público en tiempo real con la ventaja añadida de poder realizar las consultas de manera anónima.
Buzzzy buscador de Google Buzz
Google Buzz es uno de los productos de la factoría Google, no vamos a entrar a valorar por sus virtudes o defectos. En todo caso llama la atención que, pese a tratarse un producto Google, ello no impide que otras empresas creen productos complementarios. Este es el caso de Buzzzy, un buscador externo que localiza contenidos dentro de Google Buzz. La compañía que está detras de este proyecto es WorkDigital Ltd., una empresa londinense que posee cierta experiencia en la creación de buscadores específicos para redes sociales con una determinada orientación temática, en especial de ofertas laborales. Entre sus productos destacamos especialmente TwitJobSearch, un buscador de empleo de la red social de Twitter.
El crecimiento de Bing
El buscador de Microsoft, Bing sigue su ritmo de expansión dentro del sector de los buscadores en Estados Unidos. Según la nota de prensa de la compañía ComScore, especializada en mediciones de tráfico por Internet, Bing ha crecido durante el mes de enero un 0,6 %. Los datos evidencian un incremento a costa de Google y de Yahoo!. A pesar de estos números positivos para Bing su cuota del mercado de búsquedas es del 11,3% a una distancia considerable de Google que copa el 65,4% de las búsquedas estadounidenses, aunque con posibilidades de alcanzar a Yahoo! y su 17%.
Buscadores de bitácoras sobre biblioteconomía y documentación.
Otros proyectos de buscadores que surgen bajo la técnica de Custom Search Engine, son los realizados por los profesionales de la información. En lengua española una de las aportaciones iniciales es Buscador de Blogs ByD . En el área anglosajona el desarrollo más destacado de buscador de estas características es LISZEN que recopila cientos de bitácoras de esta temática y no sólo en inglés, también hay en francés, sueco o español, alemán, etcétera. Podemos ver referenciadas todas las bitácoras de LISZEN en el wiki que ha creado a tal efecto su autor, Kevin Yezbick.
Búsquedas de tiempo real en Google
En las opciones avanzadas de Google tenemos la opción de refinar las búsquedas por fecha. Las opciones predefinidas por Google son "En cualquier momento", "en las últimas 24 horas", "durante la última semana", "en el último mes" y "en el último año". Existe la posibilidad de ajustar más la búsqueda por intervalos de tiempo inferiores a 24 horas. Podemos buscar por horas, minutos o segundos, para ello crearemos unbookmarlet. (Un bookmarklet es un marcador que, en lugar de apuntar a una dirección URL, hace referencia a una pequeña porción de código JavaScript para ejecutar ciertas tareas automáticamente).
Explicación paso a paso: 1) Nos situamos en una página, Google por ejemplo. 2) Añadimos esta página en la sección correspondiente de nuestro navegador, Mozilla: Marcadores - Barra herramientas de marcadores o Iexplorer: Favoritos - Vínculos, le designamos con un nombre, por ejemplo,Goog24. 3) Clicamos con el botón derecho sobre nuestro marcador o favorito de ejemplo y seleccionamos la opción propiedades. 4) Borramos la dirección URL que indica y la sustituimos por alguno de estos dos códigos javascript.
a) Búsquedas en intervalos de refresco de 5 minutos:
javascript:(function()%7B%20p=prompt('Search%20term:','');%20if(p)%7B%20document.location.href='http://www.google.com/search?hl=es&as_qdr=n05&q='%20+%20escape(p)%7D%20%7D)();
b) Búsquedas en intervalos de refresco de 30 segundos
javascript:(function()%7B%20p=prompt('Search%20term:','');%20if(p)%7B%20document.location.href='http://www.google.com/search?hl=es&as_qdr=s30&q='%20+%20escape(p)%7D%20%7D)();
5) Podemos comprobar su eficacia clicando sobre nuestro marcador o vínculo (nuestro ejemplo era Goog24). Se abre una ventana para introducir el término de búsqueda, por ejemplo, "gripe". Los resultados de Google muestran la referencia del tiempo de indexación de los contenidos presentados, cuanto más corto sea el intervalo de búsqueda más cambios presentará Google en sus resultados. Si buscamos en intervalos de 30 segundos cada consulta muestra resultados diferentes debido al tiempo tan escaso de refresco y a medida que aumentamos la escala temporal los resultados son más numerosos y estables.
El fragmento de código que altera la búsqueda temporal lo podemos localizar en rojo en la siguiente sentencia
javascript:(function()%7B%20p=prompt('Search%20term:','');%20if(p)%7B%20document.location.href='http://www.google.com/search?hl=es&as_qdr=n05&q='%20+%20escape(p)%7D%20%7D)();
javascript:(function()%7B%20p=prompt('Search%20term:','');%20if(p)%7B%20document.location.href='http://www.google.com/search?hl=es&as_qdr=s30&q='%20+%20escape(p)%7D%20%7D)();
Hemerográficas
Son aquellas fichas que registran datos del periódico o revista de donde se extrajo alguna información.
Para registrar al medio impreso donde fue extraída la información, se anotan los siguientes datos en la ficha:
1. Título del periódico o revista (subrayado).
2. Años que lleva circulando.
3. Número de la publicación.
4. Ciudad donde fue impreso, seguido del país (en caso de que hayan ciudades homónimas en diferentes países).
5. Fecha (día - mes - año).
Ejemplo
El Universal (3-3-2008) Año XCVIII.
Número 23.236. Caracas.
también puede transmitirse en folletos de revistas es muy importante
Bibliográficas
Es la ficha que contiene los datos de identificación de un libro o de algún documento escrito que es objeto de estudio e investigación.
Para registrar la identificación del escrito, se colocan los siguientes datos:
1. Nombre del autor o autores.
2. Título de la Obra (subrayado).
3. Editorial
4. Número de Páginas que tiene el Libro..
Ejemplo
Gross, Ramón García-Pelayo y; Gross, Fernando García-Pelayo y;
e Durand, Michelle. Larousse Diccionario Práctico Conjugación Ediciones Larousse, Carcas,1983. 176 pp.
Fuentes primarias
Una fuente primaria es aquella que provee un testimonio o evidencia directa sobre el tema de investigación. Las fuentes primarias son escritas durante el tiempo que se está estudiando o por la persona directamente envuelta en el evento. La naturaleza y valor de la fuente no puede ser determinado sin referencia al tema o pregunta que se está tratando de contestar. Las fuentes primarias ofrecen un punto de vista desde adentro del evento en particular o periodo de tiempo que se está estudiando. Algunos tipos de fuentes primarias son:
• documentos originales
• trabajos creativos
• artefactos
• diarios
• novelas
• prendas
• instrumentos musicales
• minutas
• artes visual
• ropa
• entrevistas
• poesía
• apuntes de investigación
• noticias
• fotografías
• autobiografías
• cartas
• discursos
Ejemplos:
El Diario de Eugenio María de Hostos (Diario que llevaba el prócer puertorriqueño). La Constitución del Estado (Historia Libre Asociado de Puerto Rico).
Fuentes secundarias
Una fuente secundaria interpreta y analiza fuentes primarias. Las fuentes secundarias están a un paso removidas o distanciadas de las fuentes primarias. Algunos tipos de fuentes secundarias son:
• libros de texto
• artículos de revistas
• crítica literaria y comentarios
• enciclopedias
• biografías
Ejemplos:
Luis Muñoz Marín: una biografía (biografía).
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